Usuários externos

Deverão se cadastrar previamente as pessoas que assinarão eletronicamente documentos junto ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia, como contratos, termos de cooperação, convênios e outros.

É necessário a apresentação do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado de acordo com as orientações nele contidas para liberação do acesso.

Boas práticas

Toda novidade necessita de tempo de adaptação, ainda mais quando falamos de tecnologia. Com o SEI não é diferente, e, por isso, a Comissão de Implantação fará o acompanhamento junto aos servidores para que todo o IFTO se beneficie desse novo recurso.

O que são boas práticas?

Para ser mais bem aproveitado, é importante que os(a) usuários(as) colaborem com a padronização dos dados e com inclusão correta de informações no SEI. Além de ser um modo de qualificar os registros, também resulta na melhor utilização da ferramenta.

Com o monitoramento das dúvidas mais frequentes, a Comissão de Implantação irá elaborar, constantemente, dicas rápidas e informativas sobre como otimizar seu acesso no SEI.

#1 Está inseguro na utilização do SEI?

Acesse o ambiente de treinamento SEI Treinamento

Evite utilizar o SEI quando está com muitas dúvidas a respeito de suas funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer no ambiente de treinamento para ganhar confiança.

#2 Padronizar Procedimentos

Por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de fluxos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho.

#3 Dar preferência ao editor do SEI

Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (Boletim de Serviço) ou externo (Portal).


Dicas rápidas

A Seção de dicas rápidas para auxiliar na utilização do sistema é composta pelas dúvidas mais frequentes dos usuários.

Classificação de Documentos

Vejam as tabelas de Código de Classificação de Documentos Relativos às Atividades-meio da Administração Pública e Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES:

Vídeos

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.
O PEN é composto por três grandes ações, sendo o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, a principal entrega.
Saiba mais