Novidades SEI 3.0

Com o objetivo de aprimorar a performance e a segurança do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no dia 20 de agosto, o sistema foi atualizado para a versão 3.0.

Nesse processo, o SEI recebeu diversas novas funcionalidades, como: assinar documento na janela de edição, utilização de marcadores coloridos para organizar os processos na unidade, autenticação de documentos externos, as atualizações do sistema podem ser consultadas abaixo na Cartilha de Novidades do SEI.

Agora o sistema permite a utilização do aplicativo para celulares, a instalação pode ser feita por meio da (Loja de Aplicativos), nele é possível: consultar, acompanhar, assinar (via bloco de assinatura) e tramitar documentos eletrônicos.

Usuários externos

Deverão se cadastrar previamente as pessoas que assinarão eletronicamente documentos junto ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia, como contratos, termos de cooperação, convênios e outros.

É necessário a apresentação do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado de acordo com as orientações nele contidas para liberação do acesso.

Boas práticas

Toda novidade necessita de tempo de adaptação, ainda mais quando falamos de tecnologia. Com o SEI não é diferente, e, por isso, a Comissão de Implantação fará o acompanhamento junto aos servidores para que todo o IFTO se beneficie desse novo recurso.

O que são boas práticas?

Para ser mais bem aproveitado, é importante que os(a) usuários(as) colaborem com a padronização dos dados e com inclusão correta de informações no SEI. Além de ser um modo de qualificar os registros, também resulta na melhor utilização da ferramenta.

Com o monitoramento das dúvidas mais frequentes, a Comissão de Implantação irá elaborar, constantemente, dicas rápidas e informativas sobre como otimizar seu acesso no SEI.

#1 Está inseguro na utilização do SEI?

Acesse o ambiente de treinamento SEI Treinamento

Evite utilizar o SEI quando está com muitas dúvidas a respeito de suas funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer no ambiente de treinamento para ganhar confiança.

#2 Padronizar Procedimentos

Por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de fluxos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho.

#3 Dar preferência ao editor do SEI

Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

Dicas rápidas

A Seção de dicas rápidas para auxiliar na utilização do sistema é composta pelas dúvidas mais frequentes dos usuários.

• Dica SEI n.º 1 (Portarias)
  • As portarias devem ser feitas dentro do setor de lotação do diretor do campus. Exemplo: DNO/REI/IFTO. Assim, os servidores que elaboram esses documentos podem também ter acesso ao setor em que o diretor está lotado. Desse modo, o diretor pode solicitar, pelo e-mail do SEI (sei@ifto.edu.br), que os servidores responsáveis por elaborar documentos sejam lotados na direção (nesse caso - DNO/REI/IFTO). Vale lembrar que o servidor lotado nessa unidade terá acesso a todos os processos desse setor. Ratifico que os documentos da unidade só devem ser assinados pelo diretor ou seu substituto legal. Lembre-se de que a portaria deve ter adequação do cabeçalho e rodapé (não é necessário utilizar Direção-geral nas portarias, somente o nome da unidade). Ao elaborarem portaria, com as adequações necessárias, poderá salvá-la em favorito (verificar no manual do SEI essa opção) e ao criar nova, utilizar o modelo salvo.
• Dica SEI n.º 2 (Substituições)
  • O substituto deve ter acesso ao setor pelo qual está respondendo. Assim, não sendo lotado no setor da referida substituição, poderá ter acesso, além do setor de sua lotação efetiva, ao setor em que estiver substituindo. Para isso, deve enviar a portaria de substituição pelo próprio SEI, na opção enviar e-mail, ao e-mail do SEI (sei@ifto.edu.br), ou no e-mail institucional, para que a equipe do SEI vincule esse servidor, no período da substituição, ao setor que ele está representando, para poder elaborar documentos, receber processos e proceder com as assinaturas e demais procedimentos.
• Dica SEI n.º 3 (Bloco de assinatura)
  • Quando for necessário o envio de documento para outra pessoa assinar, que não seja do seu setor, ou o documento enviado para correção (revisão textual), você deve incluir o referido documento em bloco de assinatura (verificar manual). Após a inclusão do documento no bloco, você deve disponibilizar a pasta, porque, se assim não proceder, o setor que receberá o documento não conseguirá visualizar o bloco. Após esse procedimento, recomendamos que também envie o processo para o setor em que colocou o documento para assinatura, porque assim o setor recebe o processo e consegue alterar o documento (se ainda não tiver sido assinado) e assinar o mesmo, no próprio processo, sem precisar ir no bloco de assinatura.
    Caso você também tenha que assinar o documento, quando ele já estiver disponibilizado no bloco de assinatura, na área de trabalho, abrindo o processo não aparece para o setor a caneta para assinar. Mas, se você for no bloco de assinatura, você poderá cancelar a disponibilização do bloco e no processo retornará a opção de assinatura.
• Dica SEI n.º 4 (Não manter aberto após enviar para outro setor)
  • Pedimos que evitem manter processo aberto em sua unidade, após encaminhar para outros setores, visto que esta ferramenta só deve ser utilizada em casos excepcionais, ou seja, quando há necessidade de dois setores alimentarem o processo ao mesmo tempo. Há casos em que os setores estão deixando o processo aberto para acompanhar seu andamento. Para isso, você pode colocar em bloco interno, antes de enviar para outro setor. Quando for necessário você verificar o andamento do processo, é só abrir seu bloco interno e clicar no seu número para verificar a situação. Essa solicitação foi motivada porque já temos alguns problemas detectados em unidades que permaneceram com o processo aberto, como, por exemplo, o processo de PPC em que a Reitoria ainda nem devolveu, mas, como está aberto em uma gerência do campus, o setor anexou documentos, antes da análise final da Proen. Assim, ratificamos que, quando proceder com o envio de processos, não utilize a opção de deixar aberto na sua unidade. No momento oportuno, o processo retornará para o setor que o enviou, se for necessário.
• Dica SEI n.º 5 (Retorno programado)
  • Quando receber um processo com retorno programado, e for necessário enviá-lo a outro setor, você deve enviá-lo ao setor pretendido e manter o processo aberto em sua unidade. Caso não queira deixar vários processos com retorno programado na sua área de controle de processos, você pode incluí-los em bloco interno e depois concluir. Assim, quem enviou com retorno programado pode acompanhar o prazo de retorno.
• Dica SEI n.º 6 (Comissões)
  • Quando for criada comissão que necessite criar documentos próprios, cito como exemplos comissão de elaboração de PPC ou de PAD, será necessário que os administradores do sistema criem um setor correspondente e lotem os servidores designados nesse setor. Os responsáveis pela emissão da portaria deverão enviar cópia dela para o e-mail do SEI (sei@ifto.edu.br). A partir desse momento, quando a comissão emitir documentos referentes aos seus trabalhos, deverá fazê-lo dentro do setor da comissão. Quando for necessária a prorrogação de portarias de comissões que foram criadas em 2016, e ainda não possuem setor, deverá ser enviado um e-mail ao SEI (sei@ifto.edu.br), pelo e-mail institucional, para a criação do setor. A partir desse momento, quando a comissão emitir documentos referentes aos seus trabalhos, deverá fazê-lo dentro do setor da referida comissão. Confeccionados os documentos, estes deverão ser impressos e juntados ao processo físico já existente.
• Dica SEI n.º 7 (Bloco Interno)
  • Quando seu setor emitir documentos, cito como exemplos memorandos e despachos, recomendamos que coloque em bloco(s) interno(s) o processo em que foi emitido o documento. Você pode criar vários tipos de blocos internos, como: memorandos emitidos 2017; despachos recebidos 2017. Essa ação é similar à que fazíamos antes da utilização do SEI, quando arquivávamos as segundas vias de documentos emitidos no setor. Assim, quando for necessário verificar documentos emitidos, ou até mesmo verificar o andamento do processo correlato, poderá encontrá-lo com mais facilidade por meio do seu bloco interno, mesmo que o mesmo não esteja aberto em sua unidade. Por meio dessa consulta, você também poderá verificar onde o processo se encontra e como está a sua autuação.
    Ressalto que o bloco interno não serve somente para organizar os documentos emitidos no setor. Você pode utilizá-lo como se fosse um arquivo, criando espaços nominais para guarda de processos, como por exemplo: Pessoais Quenízia Vieira Lopes (onde poderá ser guardado todos os processos pessoais da servidora que passar pelo setor). Os documentos recebidos no setor também podem ser organizados em blocos, como: ofício recebidos 2017; memorandos-circulares recebidos 2017.
• Dica SEI n.º 8 (Tabela)
  • Podemos criar tabelas no SEI, por meio da opção inserir tabelas, que fica localizada na barra de ferramentas superior dos documentos. Quando clicar em inserir tabela, aparecerá a aba “formatar tabela”; você especificará o número de linhas e colunas que deseja obter. Em seguida, configure a tabela: cabeçalho – nenhum > borda – 1 > alinhamento – não ajustado > largura – sem preenchimento > altura – sem preenchimento > espaçamento – sem preenchimento > margem interna – sem preenchimento. Clique em Avançado e formate: Id – sem preenchimento > Direção do idioma – não ajustado > Estilo – "margin:10px auto 10px 28px;width:600px;max-width:600px" (esse estilo você pode copiar e colar, para facilitar). Para formatar tabela já existente, clique com o botão direito do mouse sobre a tabela. Ao visualizar a aba "formatar tabela", siga os passos anteriormente descritos.
    
• Dica SEI n.º 9 (Autenticação de documentos)
  • A autenticação de documentos externos inseridos no Sistema Eletrônico de Informações será realizada pelo usuário que inclui-los no sistema, por meio da opção de inclusão de documento externo, sendo necessário o preenchimento de todos os campos, considerando para o campo "Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)":
    a) Cópia Autenticada Administrativamente - documentos resultantes da digitalização de originais;
    b) Cópia Autenticada no Cartório - documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada no cartório, sendo considerado como cópia simples;
    c) Cópia Simples - documentos resultantes da digitalização de cópia simples; e
    d) Documento Original - documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 6º do Decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015.
    
• Dica SEI n.º 10 (Controle de portarias invalidadas no SEI)
  • Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informação, as portarias são emitidas com controle automático de numeração. Assim, quando o setor gera uma portaria, não há mais necessidade de realizar o controle de numeração manual, bem como não é necessário datá-la, porque tal processo ocorre de forma automático. Contudo, é possível que uma portaria gerada não possa ser emitida, seja por conta da data e da sequência numérica, seja por estar em um processo equivocado, tendo o Gabinete que invalidá-la (excluí-la/remover do processo). Diante disso, e tendo em vista que publicamos diariamente as portarias que emitimos no Boletim de Serviço Eletrônico no SEI, com exceção daquelas que devem ser publicadas no Diário Oficial da União, que só após essa ação devem ser publicadas no Boletim de Serviço Eletrônico no SEI, pode ser percebido, por meio do Boletim de Serviço Eletrônico, na página do IFTO, a falta dessas portarias que foram invalidadas. Assim, recomendamos que os setores que emitem portarias façam um controle de portarias invalidadas, por meio do documento denominado no SEI “Controle de Portarias Invalidadas”, e publiquem esse documento no Boletim de Serviço Eletrônico no SEI, no primeiro dia útil do mês subsequente, contendo as portarias invalidadas no mês anterior. Desta forma, conferiremos publicidade às portarias que foram invalidadas, justificando sua ausência no Boletim de Serviço Eletrônico disponível na página do IFTO.
    
• Dica SEI n.º 11 (Assinatura de documentos emitidos nos setores)
  • O servidor (pessoa física) não emite documentos institucionais, como memorando e despacho, porque esses documentos são documentos institucionais, para tratamento de assuntos administrativos ou oficiais. Desta forma, o servidor que responde legalmente pelo setor emissor é quem assina esses documentos, ou o seu substituto oficial. Assim, se o servidor não responde por determinado setor, ele não pode emitir esses documentos institucionais (memorandos, despachos, entre outros). Quando há necessidade de o servidor emitir alguma solicitação/pedido, pode recorrer ao requerimento.
    
• Dica SEI n.º 12 (Processo para Trabalho Remoto)
  • Para abertura do processo de solicitação de adesão à experiência do Trabalho Remoto, devem ser seguidos os seguintes passos: no Sistema Eletrônico de Informações – SEI –, no seu setor de lotação, clique em “Iniciar Processo” > escolha o tipo de processo “Pessoal: Horário de expediente – definição”; na especificação, preencha seu nome “Arthur Campos – Trabalho Remoto”; classificação de assuntos “029.1 – Horário de expediente (inclusive escala de plantão); registre seu nome no campo Interessados: Arthur Campos, marque o nível de acesso “público” e clique em “salvar”. Com o processo aberto, clique no ícone “incluir documento” > clique em capa de processo – preencha com as informações fornecidas na abertura do processo e depois assine > clique novamente em “incluir documento” > procure pelo documento intitulado “Formulário de Pactuação de Atividades e Metas” (caso não esteja aparecendo, clique no símbolo +, para aparecer todos os modelos de documentos) > preencha o formulário, de acordo com o regulamento e com a proposta de trabalho, e assine. Posteriormente, o documento deve ser encaminhado para análise, e, em caso de concordância, assinatura da sua chefia imediata; caso você e o seu chefe estejam lotados no mesmo setor no SEI, basta apenas clicar no ícone atribuir processo e marcar o nome do seu chefe imediato. Se o seu chefe não estiver no mesmo setor que o seu, deve-se colocar o formulário em bloco de assinatura, tanto para chefia imediata, quanto para o chefe da unidade. Verificar dica SEI n.º 3 (Bloco de assinatura)
    
• Dica SEI n.º 13 (Classificação de processos/documentos)
  • Ao abrir processos, criar ou anexar documentos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI –, faz-se necessário selecionar o Tipo de Processo e a Classificação por Assuntos, conforme exemplificado nas figuras abaixo:
    
    
    
    Esta prescrição tem como base a Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados; a Resolução n.º 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução n.º 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, bem como a Resolução n.º 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, e Portaria n.º 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
    Vejam as tabelas de códigos de Classificação de Documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública e Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES, disponíveis na página inicial do SEI.
    
• Dica SEI n.º 14 (Continuidade de processo físico no SEI)
  • Os processos que se iniciaram em meio físico e que necessitam ainda de tramitação deverão ter sua continuidade por meio do SEI, não sendo necessária a impressão de documentos produzidos no SEI para inclusão no processo físico, bastando incluir no processo físico um termo de continuidade do processo no SEI, conforme modelo de CERTIDÃO DE CONTINUIDADE DE PROCESSO EXTERNO EM MEIO ELETRÔNICO, disponível no SEI, salvo se houver digitalização integral do processo, que, para inclusão no SEI, deverá ser acompanhada de CERTIDÃO DE INCLUSÃO DE PROCESSO EXTERNO EM MEIO ELETRÔNICO, também disponível no SEI. Vale lembrar que essas informações já foram repassadas por meio da Portaria Normativa n.º 1/2017/REI/IFTO, de 4 de maio de 2017, amplamente divulgada e disponível no link.
    
• Dica SEI n.º 15 (Publicação de Portarias no Boletim do Sistema Eletrônico de Informações)
  • As portarias devem ser publicadas no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI. Para as Portarias que devem ser publicadas também no Diário Oficial da União, a publicação no SEI deve ser posterior à publicação no DOU, visto que deverão constar no SEI as informações de publicação do DOU. Orientamos que as portarias sejam publicadas com o seu resumo, pois este facilita a consulta pelo interessado. Vejamos o modelo de uma Portaria abaixo e como ela deve ser publicada no SEI:
    
    Publicação no SEI:
    

Classificação de Documentos

Vejam as tabelas de Código de Classificação de Documentos Relativos às Atividades-meio da Administração Pública e Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES: