Novidades SEI 3.0

Com o objetivo de aprimorar a performance e a segurança do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no dia 20 de agosto, o sistema foi atualizado para a versão 3.0.

Nesse processo, o SEI recebeu diversas novas funcionalidades, como: assinar documento na janela de edição, utilização de marcadores coloridos para organizar os processos na unidade, autenticação de documentos externos, as atualizações do sistema podem ser consultadas abaixo na Cartilha de Novidades do SEI.

Agora o sistema permite a utilização do aplicativo para celulares, a instalação pode ser feita por meio da (Loja de Aplicativos), nele é possível: consultar, acompanhar, assinar (via bloco de assinatura) e tramitar documentos eletrônicos.

Usuários externos

Deverão se cadastrar previamente as pessoas que assinarão eletronicamente documentos junto ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia, como contratos, termos de cooperação, convênios e outros.

É necessário a apresentação do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado de acordo com as orientações nele contidas para liberação do acesso.

Boas práticas

Toda novidade necessita de tempo de adaptação, ainda mais quando falamos de tecnologia. Com o SEI não é diferente, e, por isso, a Comissão de Implantação fará o acompanhamento junto aos servidores para que todo o IFTO se beneficie desse novo recurso.

O que são boas práticas?

Para ser mais bem aproveitado, é importante que os(a) usuários(as) colaborem com a padronização dos dados e com inclusão correta de informações no SEI. Além de ser um modo de qualificar os registros, também resulta na melhor utilização da ferramenta.

Com o monitoramento das dúvidas mais frequentes, a Comissão de Implantação irá elaborar, constantemente, dicas rápidas e informativas sobre como otimizar seu acesso no SEI.

#1 Está inseguro na utilização do SEI?

Acesse o ambiente de treinamento SEI Treinamento

Evite utilizar o SEI quando está com muitas dúvidas a respeito de suas funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer no ambiente de treinamento para ganhar confiança.

#2 Padronizar Procedimentos

Por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de fluxos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho.

#3 Dar preferência ao editor do SEI

Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (Boletim de Serviço) ou externo (Portal).


Dicas rápidas

A Seção de dicas rápidas para auxiliar na utilização do sistema é composta pelas dúvidas mais frequentes dos usuários.

Classificação de Documentos

Vejam as tabelas de Código de Classificação de Documentos Relativos às Atividades-meio da Administração Pública e Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES:

Vídeos

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.
O PEN é composto por três grandes ações, sendo o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, a principal entrega.
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